Živnostník, ktorý nechce viesť klasické účtovníctvo, sa skôr či neskôr stretne s pojmom daňová evidencia. Často si pod ním predstaví jednoduchú tabuľku faktúr a výdavkov, ale zákon rozlišuje, aké údaje treba zachytiť podľa spôsobu uplatňovania výdavkov. Dôležité je tiež vedieť, že evidencia nenahrádza faktúry, doklady ani samotné daňové priznanie.
Daňová evidencia je zákonom upravený spôsob zaznamenávania príjmov, daňových výdavkov a ďalších údajov potrebných na výpočet dane z príjmov fyzickej osoby. Pri uplatňovaní skutočných výdavkov ju môže živnostník viesť namiesto účtovníctva. Aj pri paušálnych výdavkoch musí evidovať zákonom určené údaje, najmä príjmy, zásoby a pohľadávky. Presný rozsah sa preto nedá určiť bez poznania zvoleného režimu.
Daňová evidencia nie je to isté ako účtovníctvo
Pri skutočných výdavkoch má fyzická osoba v príslušných prípadoch na výber vedenie daňovej evidencie podľa § 6 ods. 11 zákona o dani z príjmov alebo účtovanie v sústave jednoduchého či podvojného účtovníctva. Daňová evidencia sa sústreďuje na informácie potrebné pre daňový základ. Finančná správa výslovne uvádza, že pri takomto režime sa daňovník nestáva účtovnou jednotkou podľa zákona o účtovníctve a nevzniká mu napríklad povinnosť zostavovať účtovnú závierku.
Mohlo by vás zaujímať
Neznamená to, že stačí na konci roka spočítať výpis z banky. Výdavky musia spĺňať podmienky daňovej uznateľnosti a musíte vedieť doložiť, čo sa skutočne stalo. Pri nákupe súvisiacom s podnikaním si preto odložte príslušný doklad a k nezrozumiteľnej položke si zaznamenajte účel. Údaje v evidencii musia byť spätne vysvetliteľné.
Daňová evidencia tiež nie je náhradou evidencií vyžadovaných inými právnymi predpismi. Ak podnikateľovi vznikajú povinnosti podľa pravidiel DPH, elektronickej fakturácie alebo iných osobitných predpisov, treba ich posudzovať samostatne. Zjednodušený režim dane z príjmov neznamená automatické oslobodenie od všetkých ostatných povinností.
Kto môže daňovú evidenciu viesť?
Finančná správa uvádza príjmy z podnikania, inej samostatnej zárobkovej činnosti, prenájmu a použitia diela či umeleckého výkonu podľa príslušných častí § 6 zákona o dani z príjmov. Ak takýto daňovník uplatňuje preukázateľné daňové výdavky, môže sa za splnenia zákonného rámca rozhodnúť pre daňovú evidenciu. Nejde teda o nástroj vyhradený iba živnostníkom s malým obratom.
Rozhodnutie sa vzťahuje na celé zdaňovacie obdobie. Podľa vysvetlenia Finančnej správy nemožno prvú časť roka viesť daňovú evidenciu a druhú časť účtovníctvo, ak ide o takéto rozhodnutie v rámci toho istého obdobia. Pred zmenou spôsobu evidovania je preto praktické prebrať prechod s účtovníkom, najmä ak máte väčší majetok, zásoby či neuhradené faktúry.
Čo musíte evidovať pri skutočných výdavkoch?
Základom je prehľad príjmov v časovom slede s členením potrebným na určenie základu dane a súvisiacimi dokladmi. Rovnako evidujete daňové výdavky, ktoré spĺňajú zákonné podmienky, opäť s dátumami a dokladmi. Nestačí iba názov položky „nákup“; pri kontrole musí byť jasné, za čo ste platili a prečo to súviselo s dosahovaním zdaniteľných príjmov.
Zákonný rozsah ďalej zahŕňa hmotný a nehmotný majetok zaradený do obchodného majetku a od roku 2024 aj finančný majetok zaradený do obchodného majetku. Samostatne treba sledovať zásoby, pohľadávky a záväzky. Posledné dve skupiny sú dôležité napríklad vtedy, keď bola faktúra vystavená alebo prijatá, no ku koncu roka ešte nebola uhradená.
Pre živnostníka môže praktický záznam obsahovať dátum, číslo dokladu, dodávateľa alebo odberateľa, stručný predmet, sumu, spôsob úhrady a poznámku, či ide o zdaniteľný príjem alebo uznateľný výdavok. Nie je to predpísaný univerzálny formulár; ide o spôsob, ako si údaje usporiadať tak, aby zodpovedali zákonným požiadavkám.
Pozor na súkromné nákupy
To, že je faktúra vystavená na vaše IČO, samo osebe nerobí nákup daňovým výdavkom. Zákon vyžaduje súvis s dosahovaním, zabezpečením a udržaním zdaniteľných príjmov a splnenie ďalších podmienok. Pri veci využívanej aj súkromne nemožno automaticky započítať celú cenu ako podnikateľský výdavok bez posúdenia pravidiel.
Príklad: ak kúpite notebook za 900 € a využívate ho na prácu aj súkromné aktivity, správny spôsob daňového uplatnenia nezistíte iba z pokladničného dokladu. Môže závisieť od používania, zaradenia do majetku a pravidiel pre výdavky či odpisy. Pri takýchto položkách si odložte doklady aj vysvetlenie ich podnikateľského využitia.
A čo keď používate paušálne výdavky?
Paušálne výdavky neznamenajú, že si nemusíte evidovať vôbec nič. Finančná správa pri nich vyžaduje evidenciu príjmov v časovom slede vrátane príslušných dokladov a evidenciu zásob a pohľadávok. Plný rozsah evidencie skutočných výdavkov sa tým automaticky nepreberá.
Pri paušáli sa výdavky vypočítavajú percentom z určených príjmov do zákonného stropu. Finančná správa vo svojom prehľade živnostníkov uvádza sadzbu 60 % a horný limit 20 000 €; pri uplatnení paušálu navyše platia podmienky súvisiace so statusom platiteľa DPH a s ďalšími okolnosťami. Tieto čísla a pravidlá treba vždy overiť pre zdaňovacie obdobie, za ktoré budete priznanie podávať.
Paušálne výdavky spravidla zahŕňajú bežné výdavky na podnikanie; Finančná správa osobitne vysvetľuje možnosť uplatniť aj preukázateľne zaplatené povinné poistné a príspevky v zákonom určenom rozsahu. Nemôžete teda k paušálu bez rozlišovania pripočítavať nákup telefónu, kancelárske potreby a cestovanie ako ďalšie skutočné výdavky.
Stačí Excel alebo musíte kúpiť účtovný program?
Daňová evidencia nemá predpísaný jediný softvérový formát. Podľa Finančnej správy si daňovník môže zvoliť formu, v ktorej ju bude viesť. Menšiemu podnikateľovi preto môže vyhovovať prehľadná tabuľka, pokiaľ obsahuje všetky povinné údaje a doklady sú dohľadateľné. Pri väčšom množstve faktúr, majetku či zásob môže byť program praktickejší, ale samotný nákup programu nie je zárukou správnosti.
Už pri prvom zápise si nastavte konzistentné označovanie dokladov a priečinky podľa rokov. Elektronické faktúry uchovávajte v čitateľnej podobe a zabezpečte zálohu mimo jediného počítača. Ak príjmy prichádzajú na viac účtov alebo cez platobné brány, pravidelne ich porovnávajte s bankovými výpismi a faktúrami.
Samostatnou chybou je evidovať iba vystavené faktúry a neuvedomovať si rozdiel medzi pohľadávkou a prijatým príjmom. Kedy konkrétna úhrada ovplyvní daňový základ, závisí od použitého režimu a konkrétnej transakcie. Preto nespoliehajte len na sumár faktúr zo softvéru, najmä na prelome rokov.
Ako dlho treba evidenciu a doklady uchovávať?
Finančná správa pri daňovej evidencii odkazuje na lehotu, počas ktorej môže zaniknúť právo daň vyrubiť alebo dodatočne vyrubiť podľa daňového poriadku. Nie je bezpečné zhrnúť všetky prípady vetou „po piatich rokoch môžete všetko zmazať“, pretože konkrétne udalosti môžu plynutie lehôt ovplyvniť a iné predpisy môžu vyžadovať osobitné uchovávanie.
Doklady si preto odkladajte systematicky, evidujte aj opravy a pri ukončení podnikania si nenechajte zmazať účtovný či fakturačný účet skôr, než potrebné podklady exportujete. Kontrola sa môže týkať aj obdobia, v ktorom už nepodnikáte.
Ako súvisí daňová evidencia s priznaním?
Údaje z nej používate pri zostavení daňového priznania. Finančná správa uvádza, že pri preukázateľných výdavkoch vedených podľa § 6 ods. 11 sa v príslušnej časti priznania fyzickej osoby typu B vyznačí určená kolónka. Tlačivo a metodické pokyny sa môžu meniť podľa roku, preto použite verziu určenú pre konkrétne zdaňovacie obdobie, nie minuloročný súbor z internetu.
Jednoduchá rutina počas roka býva spoľahlivejšia než hektické spracovanie všetkých dokladov v marci. Evidujte príjmy a výdavky priebežne, porovnávajte neuhradené faktúry a raz za čas skontrolujte majetok a zásoby. V prípade neistoty pri konkrétnom výdavku si vyžiadajte odborné posúdenie namiesto odhadu podľa cudzieho účtovníctva.
Text má informačný charakter a nie je finančné poradenstvo.
Zdroje
- Finančná správa SR – Daňová evidencia (zákonný rozsah, paušál, forma a uchovávanie) – https://podpora.financnasprava.sk/517251-Da%C5%88ov%C3%A1-evidencia
- Finančná správa SR – Živnostníci (možnosti uplatnenia výdavkov a paušálne výdavky) – https://www.financnasprava.sk/sk/podnikatelia/dane/dan-z-prijmov/fyzicke-osoby/zivnostnici
- Finančná správa SR – Daňové priznanie k dani z príjmov fyzickej osoby (typ A a typ B) – https://www.financnasprava.sk/sk/obcania/dane/dan-z-prijmov/danove-priznanie-dan-prijem
Gabriel Čatár
Zaujímajú ma veci, s ktorými sa stretávame každý deň, no často nevieme, ako vlastne fungujú. Od technológií a financií cez praktické návody až po zaujímavosti zo sveta. Na Pitchovinách sa venujem témam, pri ktorých sa oplatí ísť trochu viac do hĺbky, overiť si fakty a vysvetliť ich jednoduchým spôsobom. Mojím cieľom je, aby si čitateľ z každého článku odniesol niečo užitočné.
