Pri objednávkach na mieru, stavebných prácach, drahšom tovare alebo službách sa často stretnete s tým, že dodávateľ chce časť ceny uhradiť vopred. Vtedy prichádza na rad zálohová faktúra a po dodaní alebo vyúčtovaní aj takzvaná ostrá faktúra. Hoci sa tieto pojmy v bežnej reči často používajú vedľa seba, z pohľadu praxe, účtovania aj DPH nejde o to isté.
Zjednodušene povedané, zálohová faktúra slúži najmä na to, aby zákazník zaplatil celú cenu alebo jej časť vopred. Ostrá faktúra je zaužívaný názov pre konečnú alebo vyúčtovaciu faktúru, ktorá už zachytáva skutočné dodanie tovaru alebo služby a podľa okolností zohľadní aj prijatú zálohu. Rozdiel teda nie je len v názve, ale hlavne v tom, čo presne dokument potvrdzuje a aké má účinky v účtovníctve či pri DPH.
Čo je zálohová faktúra
Zálohová faktúra je v praxi najmä výzva na úhradu budúcej dodávky. Dodávateľ ňou žiada zákazníka, aby vopred zaplatil zálohu alebo aj celú dohodnutú sumu ešte predtým, než dôjde k samotnému dodaniu tovaru alebo služby. Práve preto sa pri nej často hovorí, že sama osebe ešte nepreukazuje, že k plneniu už reálne došlo. Finančná správa pritom výslovne uvádza, že faktúra z pohľadu zákona o dani z pridanej hodnoty odzrkadľuje konkrétne dodanie tovaru alebo služby, a v metodickom usmernení zároveň pracuje so zálohovou faktúrou ako s dokladom, ktorý sa sám o sebe neúčtuje.
Mohlo by vás zaujímať
V praxi sa zálohové faktúry používajú najmä tam, kde chce dodávateľ znížiť riziko nezaplatenia alebo potrebuje financovať materiál, rezervovať termín, objednať výrobu či potvrdiť vážny záujem klienta. Typické je to pri nábytku na mieru, stavebných zákazkách, marketingových službách, eventoch, ubytovaní alebo pri objednávkach drahšej techniky. Z pohľadu podnikania ide o bežný nástroj, ktorý pomáha nastaviť obchodný vzťah ešte pred samotným dodaním.
Na zálohovej faktúre bývajú najčastejšie uvedené identifikačné údaje dodávateľa a odberateľa, suma na úhradu, splatnosť, číslo účtu, variabilný symbol a stručný opis toho, na čo sa záloha vzťahuje. Čím presnejšie je z nej zrejmé, čo sa bude dodávať a koľko má zákazník zaplatiť, tým menší je priestor na nedorozumenia pri párovaní úhrady alebo následnom vyúčtovaní. Najdôležitejšie je, aby bolo hneď jasné, že ide o zálohu, nie o konečné vyúčtovanie.
Čo je ostrá faktúra
Pod pojmom ostrá faktúra sa v bežnej reči spravidla myslí konečná, riadna alebo vyúčtovacia faktúra. Je to dokument, ktorým dodávateľ vyúčtuje skutočne dodaný tovar alebo službu, prípadne zúčtuje už prijatú zálohu. V zákonoch sa skôr stretnete jednoducho s pojmom faktúra, nie s pojmom ostrá faktúra, ale v podnikateľskej praxi každý spravidla rozumie, že ide o „riadny“ doklad po dodaní alebo po prijatej platbe.
Takáto faktúra už má oveľa väčšiu váhu než zálohová faktúra. Finančná správa ju opisuje ako doklad, ktorý odzrkadľuje konkrétne plnenie, a práve cez ňu sa pri platiteľoch DPH riešia aj daňové dôsledky a nárok na odpočítanie dane. Zároveň platí, že ako účtovný doklad musí obsahovať zákonom požadované náležitosti, teda okrem iného označenie dokladu, obsah účtovného prípadu, peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva, dátum vyhotovenia dokladu a dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia.
Kedy sa vystavuje zálohová a kedy ostrá faktúra
Najjednoduchší scenár vyzerá tak, že dodávateľ najprv pošle zálohovú faktúru, zákazník zaplatí zálohu a po dodaní tovaru alebo služby príde konečné vyúčtovanie. To konečné vyúčtovanie sa v bežnej reči označuje ako ostrá faktúra. Ak už bola časť ceny zaplatená vopred, konečná suma sa o túto zálohu zníži.
Pri platiteľovi DPH je však dôležité sledovať aj moment prijatia peňazí. Finančná správa uvádza, že ak je platba prijatá pred dodaním služby, daňová povinnosť vzniká z prijatej platby dňom jej prijatia, a to v rozsahu prijatej sumy, ak sa platba vzťahuje na konkrétne budúce plnenie. Zároveň platí, že faktúru pri prijatej platbe pred dodaním treba vyhotoviť najneskôr do 15 dní od prijatia platby alebo do konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola platba prijatá, podľa konkrétneho režimu uvedeného na portáli Finančnej správy. To je presne dôvod, prečo v praxi nestačí zamieňať obyčajnú zálohovú faktúru s riadnym daňovým dokladom po prijatí zálohy.
Hlavný rozdiel medzi zálohovou a ostrou faktúrou
Najväčší rozdiel je v tom, čo dokument potvrdzuje. Zálohová faktúra pýta peniaze vopred a slúži ako podklad na úhradu. Ostrá faktúra už vychádza zo skutočného obchodného prípadu, teda z dodania tovaru, poskytnutia služby alebo z potreby riadne vyúčtovať prijatú platbu a následné plnenie. Jedna teda pripravuje platbu, druhá ju účtovne a daňovo uzatvára alebo vyúčtuje.
Rozdiel je aj v účtovaní. Finančná správa vo svojom metodickom usmernení výslovne uvádza príklad, v ktorom sa zálohová faktúra sama o sebe neúčtuje, zatiaľ čo po úhrade zálohy a po vystavení riadnej faktúry už nasleduje zúčtovanie a zaevidovanie účtovného prípadu. Pre podnikateľa to v praxi znamená, že nestačí mať len papier s názvom „zálohová faktúra“. Dôležité je, čo sa udialo v realite: či už prišli peniaze, či došlo k dodaniu a či bol vystavený správny následný doklad.
Ako to funguje na jednoduchom príklade
Predstavte si, že si firma objedná grafické práce za 1 200 eur. Dodávateľ si vopred vypýta zálohu 300 eur, preto vystaví zálohovú faktúru na 300 eur. Odberateľ ju uhradí a po dokončení prác príde konečné vyúčtovanie, teda ostrá faktúra, na celkových 1 200 eur, z ktorej sa odpočíta už zaplatených 300 eur. Na doplatenie tak zostane 900 eur. Ak je dodávateľ platiteľom DPH a záloha sa viaže na konkrétnu službu, už prijatím zálohy mu pri splnení zákonných podmienok vznikajú aj príslušné daňové povinnosti.
V inom prípade môže záloha pokryť aj celú cenu objednávky. Vtedy zálohová faktúra privedie peniaze na účet ešte pred dodaním a následná konečná faktúra už len zúčtuje prijatú sumu s dodaným plnením. Z pohľadu zákazníka je podstatné, aby na konci dostal riadne vyúčtovanie, z ktorého je jasné, čo bolo dodané, koľko už zaplatil a či ešte niečo dopláca.
Na čo si dať pozor
Častou chybou je predstava, že zálohová faktúra automaticky vyrieši všetko. Nevyrieši. Je to praktický dokument na zaplatenie vopred, ale pri účtovaní a najmä pri DPH treba sledovať, či už bola záloha reálne prijatá a či následne vznikla povinnosť vystaviť riadny doklad v zákonnej lehote. Ak si podnikateľ tieto kroky pomýli, môže mať neporiadok v evidencii, nesprávne párovanie platieb alebo problém pri kontrole.
Pozor si treba dať aj na samotné konečné vyúčtovanie. Ostrá faktúra by mala jasne ukázať celkovú cenu, už prijatú zálohu a zostávajúci doplatok alebo nulový zostatok. Zároveň musí obsahovať náležitosti, ktoré zákon vyžaduje od účtovného dokladu a pri platiteľoch DPH aj náležitosti podľa pravidiel pre fakturáciu. Inak povedané, zákazník aj dodávateľ musia vedieť z jedného dokumentu bez pochybností vyčítať, čo bolo dodané, kedy, za koľko a ako bola započítaná už uhradená záloha.
Video k téme
Praktické vysvetlenie práce so zálohovou faktúrou a následným dokladom po úhrade ukazuje aj tento krátky návod:
Záver
Ak si to zhrnieme úplne jednoducho, zálohová faktúra je najmä výzva na platbu vopred a ostrá faktúra je konečné alebo riadne vyúčtovanie skutočného plnenia. Kým pri prvej ide hlavne o to, aby peniaze prišli, pri druhej už ide o riadny doklad s účtovnými a často aj daňovými dôsledkami. Práve preto sa oplatí tieto dva pojmy nezamieňať, aj keď v bežnej reči znejú podobne a v praxi na seba nadväzujú.
Zdroje
- Finančná správa SR – Vyhotovenie faktúr
https://www.financnasprava.sk/sk/podnikatelia/dane/dan-z-pridanej-hodnoty/vyhotovovanie-faktur (Finančná správa) - Finančná správa SR – Daňová povinnosť
https://www.financnasprava.sk/sk/podnikatelia/dane/dan-z-pridanej-hodnoty/danova-povinnost (Finančná správa) - Slov-Lex – Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve
https://www.slov-lex.sk/ezbierky/pravne-predpisy/SK/ZZ/2002/431/20220101 (Slov-Lex) - Finančná správa SR – 28/DZPaÚ/2021/MU Usmernenie k účtovaniu účtovných prípadov u zamestnávateľov poskytujúcich stravovanie zamestnancom
https://www.financnasprava.sk/_img/pfsedit/Dokumenty_PFS/Zverejnovanie_dok/Dane/Metodicke_usmernenia/Priame_dane/2021/2021.06.2_28_DZPaU_2021_MU.pdf - STORMWARE – 10 vecí, ktoré by ste mali vedieť o zálohovej faktúre
https://www.stormware.sk/mblog/10-veci-ktore-by-ste-mali-vediet-o-zalohovej-fakture.aspx (Stormware)
Jana
Rada pretavujem zvedavosť do slov a písanie článkov je pre mňa spôsob, ako zachytiť nápady skôr, než vyfučia z hlavy, a chcem sa o ne podeliť s každým, kto má chuť čítať.
